La COVID-19 a fortement interrogé le fonctionnement interne des services instructeurs et la relation aux administrés. Elle a donc encouragé le recours aux outils numériques, à la dématérialisation et à des outils adaptés à ce contexte.

Cette problématique n’est pas une nouveauté puisqu’elle a été introduite par la loi ALUR de 2014.

S’adapter face au numérique

La dématérialisation de l’instruction pose un certain nombre de questions qu’il n’est pas possible d’ignorer vis à vis de la modernisation.

 L’échéance Qualiopi, approche à grand pas. Elle a été repoussée au 1^er janvier 2022.

Dans l’ensemble, elle se limite aux seules communes de plus de 3500 habitants. Cependant, l’obligation d’instruire les AOS* par voie dématérialisée nécessite d’organiser l’ensemble du process de la réception du dossier à sa délivrance.

De nombreuses collectivités ont d’ores et déjà déployé des plateformes d’instruction. Une grande majorité s’organise à marche forcée. Cela les différencient des grandes métropoles.

Comprendre le fonctionnement de la dématérialisation

Certains professionnels reprochent par ailleurs cette inertie. Ils mettent aussi en perspective la montée du BIM (Building information modeling). Certains points méritent d’être mis en lumière:

– La majorité des dossiers ne sont pas toujours aptes à produire des dossiers techniques en phase avec les attentes règlementaires. La dématérialisation se limite alors à la numérisation de dossiers réalisés à main levée.

Les pétitionnaires disposent, depuis l’ordonnance n°2014-1330 de 2014, de la possibilité d’accepter les échanges numériques. Il faudra dans ce cas l’indiquer dans le Cerfa. C’est donc d’une avancée déterminante, ayant un impact fort sur les délais d’instruction et les coûts afférents. L’administration peut (enfin) limiter le nombre de LRAR transmises et ainsi fluidifier significativement le traitement des dossiers.

– Une instruction agglomère un ensemble d’avis qui requiert évidemment la transmission préalable des dossiers (ABF, DDT, SDIS,…). L’autorité compétente est en capacité de transmettre la demande si elle est numérique. La demande se transforme, par conséquent, en centre de reprographie. Les effets de cette réforme sont minimisés.

– Enfin, l’archivage n’est pas à éviter. On identifie naturellement les questions de pérennité des formats et de stockage de la donnée. Les textes limitent les temps de conservation. Néanmoins, bon nombre de services conservent, à raison, les dossiers au-delà des délais légaux.

Conclusion

Il n’est pas question ici de contester une nécessaire réforme. Il est question de sensibiliser les services compétents aux différentes problématiques. Cela permettra d’en faciliter la mise en œuvre.

L’instruction des AOS est par conséquent, un process global. Un process qui, par son objet même, justifie la meilleure sécurisation juridique dans le temps.

*autorisations d’occupation des sols.