Dématérialisation des AOS: encore 1 an ?

La COVID-19 a fortement interrogé le fonctionnement interne des services instructeurs et la relation aux administrés. Elle a, de facto, encouragé le recours aux outils numériques et accéléré la mise en place d’outils adaptés à ce contexte.

Pour autant, cette problématique n’est pas une nouveauté puisqu’elle a été introduite par la loi ALUR du 2014.

Fréquemment assimilée à une nécessité de modernisation (comprenons ici une recherche d’efficience), la dématérialisation de l’instruction pose pour autant un certain nombre de questions qu’il n’est pas possible d’ignorer alors que l’échéance du 1er janvier 2022 approche à grand pas.

Même si elle se limite aux seules communes de plus de 3500 habitants, l’obligation d’instruire les autorisations d’occupation des sols (AOS) par voie dématérialisée nécessite en effet d’organiser l’ensemble du process de la réception du dossier à sa délivrance. Si de nombreuses collectivités, à l’instar des grandes métropoles, ont d’ores et déjà déployé des plateformes d’instruction, la grande majorité s’organise à marche forcée.

Alors que des professionnels reprochent cette inertie et mettent en perspective la montée du BIM (Building information modeling), il doit être signalé plusieurs points.

Tout d’abord, la majorité des dossiers restent le fait de particuliers qui ne sont pas toujours apte à produire des dossiers techniques en phase avec les attentes règlementaires. La dématérialisation se limitera alors vraisemblablement à la numérisation de dossiers réalisés à main levée.

Depuis l’ordonnance n°2014-1330 de 2014, les pétitionnaires disposent déjà de la possibilité d’accepter les échanges numériques en l’indiquant dans le Cerfa. Il s’agit là d’une avancée déterminante ayant un impact fort sur les délais d’instruction et les coûts afférents. L’administration peut (enfin) limiter le nombre de LRAR transmises et ainsi fluidifier significativement le traitement des dossiers.

Ensuite, il est nécessaire de rappeler qu’une instruction agglomère un ensemble d’avis qui requiert évidemment la transmission préalable des dossiers (ABF, DDT, SDIS,…). Si la demande initiale est numérique, l’autorité compétente devra être en capacité de les transmettre tel quel. A défaut, elle se transformerait en centre de reprographie ce qui tendrait, pour le moins, à minimiser les effets de cette réforme.

En dernier lieu, la question de l’archivage ne doit pas être éludée. On identifiera naturellement les questions de pérennité des formats et de stockage de la donnée. Même si les textes limitent les temps de conservation, nombre de services conservent, à raison, les dossiers au-delà des délais légaux.

Il n’est pas question ici de contester une nécessaire réforme mais de sensibiliser les services compétents aux différentes problématiques afin d’en faciliter la mise en œuvre.

L’instruction des AOS est un process global qui, par son objet même, justifie la meilleure sécurisation juridique dans le temps.

Ulrich RODRIGO – spécialiste en urbanisme et aménagement du territoire

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